Les opportunités de Microsoft 365 expliquées aux dirigeants et décideurs (eBook)

Comprendre les réels enjeux pour prendre les bonnes décisions

Christophe Coupez (Autor)

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2024 | 1. Auflage
96 Seiten
Books on Demand (Verlag)
978-2-322-53209-4 (ISBN)

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Depuis le déploiement des premières messageries et serveurs de fichiers dans les années 1990, les opportunités offertes par les outils de Microsoft 365 sont inédites. Mais encore faut-il les connaitre pour espérer en tirer profit car acheter simplement des licences ne suffit pas. Malheureusement, la solution Microsoft 365 reste encore très mal connue et mal comprise par les entreprises, et en particulier par les dirigeants qui n'en soupçonnent pas les enjeux. Déployer Microsoft 365 est souvent abordé comme un simple projet informatique, alors que c'est une démarche de transformation d'entreprise. Dans un format sobre et condensé, sans jargon technique, ce livre est destiné à donner aux dirigeants et décideurs toutes les clés de compréhension de Microsoft 365 pour leur permettre de prendre les bonnes décisions et de s'impliquer.

Après une expérience de quinze ans chez Bouygues Telecom à construire le digital interne, Christophe COUPEZ est depuis dix ans consultant en transformation digitale interne avec Microsoft 365 au sein de la société Abalon. Il accompagne des entreprises de toutes tailles dans la transformation de leurs méthodes de collaboration, de partage et de communication, avec les solutions Microsoft 365. Auteur du site https://www.digital-inside.fr et de plusieurs livres sur le sujet, il accompagne plus particulièrement les dirigeants et décideurs dans l'approche du digital interne d'entreprise avec Microsoft 365.

Textauszug

Chapitre 3

COMPRENDRE CE QU’EST MICROSOFT 365

On n’achète pas une voiture sans connaître ses performances. De la même manière, on n’achète pas une maison sans connaître sa localisation et ses aménagements.

Pourtant, de nombreuses entreprises achètent des licences Microsoft 365 sans connaître réellement les opportunités auxquelles ces licences leur donnent accès. Or si on ne connaît rien des opportunités, comment peut-on espérer en profiter ?

En fait, ce que les entreprises connaissent de Microsoft 365, c’est souvent uniquement l’outil Teams que la crise du Covid a fait découvrir quasiment de force aux entreprises.

Lorsque la crise sanitaire a éclaté, des journalistes très optimistes titraient « les entreprises se digitalisent à marche forcée »4. Mais l’outil Microsoft Teams n’était utilisé que pour les visioconférences : rien à voir avec une réelle transformation digitale.

Bien évidemment, Microsoft 365 ne se limite pas à Teams, et Microsoft Teams ne se limite pas non plus à la seule visioconférence. Mais ne voyant que le sommet de l’iceberg, les entreprises n’imaginent pas une seule seconde ce qui se cache sous la ligne de flottaison et qui donne pourtant tout l’intérêt à l’ensemble.

Le choix du cloud

Choisir Microsoft 365 c’est avant tout faire le choix du cloud Microsoft. Grâce au cloud, pour la première fois, TPE, PME et grands groupes utilisent les mêmes outils.

Pour déployer les outils les plus modernes, plus besoin de coûteuses salles machines, de serveurs informatiques compliqués ni des équipes techniques pour les faire fonctionner, les superviser, les sauvegarder ou les mettre à jour. Tous les outils sont hébergés dans les data centers de Microsoft.

Le cloud a réellement permis une démocratisation des solutions digitales dans les entreprises de toutes tailles, de la TPE de deux collaborateurs aux grands groupes internationaux de plus de trois cent mille personnes. C’est une des principales révolutions apportées par le cloud et par les licences Microsoft 365.

Mais si le cloud offre d’immenses avantages, il peut aussi effrayer. Et paradoxalement, plus l’entreprise est petite, plus le Cloud fait peur alors que dans le même temps de grands groupes français et étrangers ont fait ce choix depuis longtemps.

La plus grande crainte, c’est la sécurité des données. Beaucoup de décideurs sont encore convaincus que des serveurs hébergés dans les murs de l’entreprise sont plus sécurisés que chez Microsoft, alors que c’est le contraire 5. En effet, très rares sont les grandes entreprises privées qui peuvent rivaliser en termes de sécurité avec les solutions mises en place par Microsoft. Les dernières attaques réussies des centres hospitaliers le montrent bien.

L’autre crainte, c’est la souveraineté de la donnée. Microsoft est un éditeur étranger, américain de surcroit et certaines entreprises redoutent l’espionnage. Microsoft propose plusieurs solutions de chiffrement mais soyons clair : si le dirigeant n’a pas confiance en l’éditeur, aucune solution ne saurait le rassurer.

Un écosystème complet

Microsoft 365, c’est un écosystème complet qui va porter quasiment toute l’entreprise. Microsoft 365 permet de gérer les comptes des collaborateurs, d’assurer la cybersécurité. La solution permet de mettre en place des règles pour maîtriser les exigences du RGPD6 et des délais légaux de rétention de l’information.

Au travers de la console, Microsoft 365 permet de définir des règles de gouvernance qui vont régir les usages au sein de l’entreprise, et donc la manière de collaborer, de partager, de communiquer. Ce ne sont que quelques exemples parmi beaucoup d’autres. Le sujet est donc important.

Un panel complet d’outils spécialisés

Quasiment toutes les licences Microsoft 365 donnent accès à tout un panel d’outils 7, même la moins chère d’entre elle, la Business Basique à moins de 6 euros hors taxe par personne et par mois.

Ces outils 8 couvrent plusieurs domaines : la gestion documentaire, la collaboration, la communication, la productivité personnelle et collective ainsi que les processus métier.

Nous allons survoler quelques-uns des principaux outils pour que vous en connaissiez au moins les noms et les usages. L’objectif est de vous donner une culture Microsoft 365 de base très utile pour pouvoir parler d’égal à égal avec les personnels en charge de ces sujets.

Les outils de gestion documentaire

Parmi les outils de gestion documentaire, on trouve par exemple :

• SharePoint, un outil qui existe depuis 2001, qui permet de gérer les fonds documentaires de façon classique (dossiers, sous dossiers) ou de façon plus élaborée 9 (sans dossier) pour répondre à des besoins métier plus exigeants.
• OneDrive, pour stocker les documents individuels des collaborateurs et bénéficier de fonctionnalités très utiles comme les versions, la corbeille, le partage et d’autres encore.

Les outils de collaboration

Parmi les outils de collaboration, citons par exemple :

• Teams, l’outil ultime de la collaboration dans Microsoft 365. Cet outil est un hub de tout ce qui a un rapport avec la collaboration. Teams centralise le dialogue (à la place des mails), les documents (à la place des serveurs de fichiers), mais aussi l’accès à l’information (via des onglets, …).
• Viva Engage, le Réseau Social d’Entreprise (RSE). Encore mal compris, les RSE permettent pourtant de « mettre en mouvement » l’entreprise, comme expliqué dans de nombreux articles et livres publiés dans le site Digital-Inside.fr.

Les outils de productivité personnelle et collective

Ce sont les outils qui apportent le plus d’aide au quotidien. Ce sont aussi paradoxalement ceux dont l’entreprise parle le moins. Pour n’évoquer que les principaux :

• Planner, pour gérer les tâches d’équipe, comme l’outil Trello plus ancien et plus connu.
• To Do, pour gérer les tâches individuelles, alléger la charge mentale des salariés et ne rien oublier.
• Forms, l’indispensable outil pour faire des enquêtes au sein de l’entreprise ou pour créer des QCM qui permettent de tester les connaissances des collaborateurs.
• Lists, pour gérer des listes structurées d’informations, comme des mini bases de données.
• Loop, pour créer des zones de collaboration au sein d’autres contenus (mails, messages Teams, …).
• OneNote, pour structurer les notes, les réflexions, les compte rendus et les partager facilement.
• Bookings, pour créer des calendriers de prise de rendez-vous internes façon Doctolib, par exemple avec des équipes qui offrent des créneaux d’assistance.
• Stream, pour diffuser des vidéos au sein de l’entreprise (tutoriels, vidéos de communication, …), mais aussi les sous-titrer, les chapitrer, etc.
• Clipchamp, pour monter des petites vidéos de manière simple et agile.
• Visio, pour créer des graphiques et des diagrammes.
• Sway, pour créer un support Web de façon simple, avec du texte, des images.
• Whiteboard, pour créer des dessins pendant une réunion par exemple, façon « tableau blanc ».

Les outils de communication

Parmi les outils de communication, citons par exemple :

• SharePoint, qui n’est pas qu’un outil de gestion documentaire : il permet également de réaliser des intranets de grande qualité (que j’appelle hubs d’entreprise) de façon très rapide et économique 10.
• Viva Engage, le Réseau Social d’Entreprise (RSE) permet une nouvelle forme de communication interne, comme évoqué dans mon livre11 « Réinventer la communication interne avec Microsoft 365 ».
• Outlook, la messagerie électronique, souvent considérée comme un outil de communication, faute de disposer d’autre chose.

Les outils des processus métier

Pour finir, il y a les outils qui permettent d’outiller les processus...

Produkt-Details

• Erscheint lt. Verlag: 10.6.2024
• Sprache: französisch
• Themenwelt: Mathematik / Informatik ► Informatik ► Office Programme
• ISBN-10: 2-322-53209-6 / 2322532096
• ISBN-13: 978-2-322-53209-4 / 9782322532094