Digitale Transformation in der Steuerkanzlei umsetzen (eBook)

Organisationsstruktur, Arbeitsprozesse und Mandantenbeziehungen 2.0

Cornelia Siegmann, Tobias Sick, Elisa Lutz (Autoren)

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2023 | 1. Auflage
188 Seiten
Schäffer-Poeschel Verlag
978-3-7910-5684-5 (ISBN)

Infos

Allein die Verwendung digitaler Technik macht noch lange keine erfolgreiche Digitalisierung aus, denn es geht nicht nur darum, von analog auf digital umzustellen, sondern alle Arbeitsprozesse kritisch zu prüfen und den neuen Bedingungen anzupassen. Das Buch zeigt, welche Umsetzungsschritte hierzu in der Kanzleiorganisation, in der Buchhaltung, bei Erstellung von Steuererklärungen und Jahresabschlüssen erforderlich sind und wie der Spagat zwischen der optimalen Betreuung sowohl von 'digitalisierten' Mandant:innen als auch noch nicht 'digitalisierten' Mandant:innen gelingen kann. Darüber hinaus werden Fragen der Personalentwicklung und dem begleitenden Changemanagement in diesem Transformationsprozess beleuchtet. Weitere Themen: öffentliche Fördermittel für Digitalisierungsmaßnahmen und Cyber-Sicherheit in der Steuerkanzlei. Mit Arbeitshilfen auf myBook+. Die digitale und kostenfreie Ergänzung zu Ihrem Buch auf myBook+: - Zugriff auf ergänzende Materialien und Inhalte - E-Book direkt online lesen im Browser - Persönliche Fachbibliothek mit Ihren BüchernJetzt nutzen auf mybookplus.de.    

Cornelia Siegmann ist zertifizierte NLP-Trainerin, Coach und Mediatorin.

Autor

Cornelia Siegmann Cornelia Siegmann ist zertifizierte NLP-Trainerin, Coach und Mediatorin. Tobias Sick Tobias Sick, Wirtschaftsprüfer/Steuerberater, Startup-Spezialist, Partner bei HWS Wirtschaftsprüfungsgesellschaft/Steuerberatungsgesellschaft, Stuttgart. Er ist Autor zahlreicher Fachveröffentlichungen, Lehrbeauftragter an der DHBW Stuttgart, Stiftungsratsmitglied der Stiftung Ideenfabrik, Mitglied eines Mentorennetzwerks sowie Vorstandsmitglied der Steuerberaterkammer Stuttgart. Elisa Lutz Elisa Lutz, Steuerberaterin, zertifizierte Beraterin für Online-Handel/eCommerce, ist Partnerin/Geschäftsführerin bei HWS Wirtschaftsprüfungsgesellschaft/Steuerberatungsgesellschaft, Stuttgart.

Textauszug

3 Die Evolution der Buchhaltung

Um zu verstehen, warum die Digitalisierung für die Steuerberatungsbranche kein Problem darstellen sollte, ist es wichtig einen Blick auf die Evolution der Buchhaltung zu werfen. Wir möchten Ihnen dabei vor Augen führen, wie stark dieser Bereich sich in den letzten Jahrzehnten gewandelt hat und wie sich dementsprechend auch die Aufgaben und der Wirkungsraum des Steuerberaters gewandelt haben.

Das Grundkonzept der rein manuellen Erfassung von Geschäftsvorfällen sowie deren Auswertung stellt hierbei den ersten Entwicklungsstand dar. Weitergeführt wird dies durch die Einführung von EDV-Systemen und immer leistungsfähigerer Software, was den fließenden Übergang in das heutige Digitalisierungszeitalter erschafft. Darüber hinaus wagen wir auch einen Blick in die Zukunft: Wir beleuchten, welche Herausforderungen in Kürze anstehen und wie sich die Arbeit des Steuerberaters hin zur Steuerzentrale von Datenflüssen und Big-Data-Analyse wandelt. Diese Betrachtung ist wichtig, weil der Tätigkeitsbereich der Buchhaltung zum Kerngeschäft der Steuerberatungsbranche gehört und viele Steuerkanzleien einen erheblichen Umsatzanteil mit dieser Dienstleistung erwirtschaften. Einerseits wird deutlich, dass disruptive Veränderungen in der Buchhaltung schon immer stattgefunden haben und trotzdem sehr gut zu meistern waren. Andererseits eröffnet die Digitalisierung z. B. durch tagesaktuelle Auswertungsmöglichkeiten für den Steuerberater neue Betätigungsfelder im Bereich der Betriebswirtschaft. Wenn es um Unternehmensplanung, die Einführung neuer Prozesse oder Change-Management geht, kann er zukünftig begleiten und damit neue Dienstleistungen anbieten. Die Beratungsfelder erweitern sich bereits heute immer mehr in die betriebswirtschaftliche Richtung. Zukünftig wird der Bedarf dafür in den Unternehmen durch die steigende Komplexität zunehmen.

Phase 1: Dokumentation

Erste Nachweise für wirtschaftliche Aufzeichnungen gibt es aus der Zeit ca. 3500 v. Chr. auf Tontafeln. Einen tatsächlichen Fortschritt in der Buchhaltung stellen Funde von Papyrusrollen von etwa 3000 v. Chr. dar, die eine Aufteilung in Soll und Haben zeigen. Es folgten viele kleine und große Entwicklungsschritte, aber die Art der Buchführung blieb lange Zeit auf sehr einfachem Niveau. Ein wirklicher Meilenstein in der Entwicklung der Buchführung ist das Werk »Suma de Arithmetica, Geometria, Propportioni et Proportionalita« von Luca Pacioli, der im 15. Jahrhundert den Grundstein für die doppelte Buchführung legte. Hierin erklärt er Konzepte, die bis zum heutigen Tag relevant sind. Bis in die späten 1970er-Jahre haben sich zwar die Techniken der Erfassung mithilfe von Werkzeugen verbessert. Die täglichen repetitiven Aufgaben des Sortierens, Abschreibens und manuellen Erfassens von analogen Belegen blieben aber weitestgehend bestehen. Obwohl dieses Vorgehen in der Originalform nur noch selten anzutreffen ist, gilt es bis heute.

Aufgabe der Buchhaltung war in dieser Phase die Dokumentation von Geschäftsvorfällen des Unternehmens. Die Hauptaufgabe des Buchhalters bestand darin, die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben anhand von Belegen manuell zu erfassen und die daraus resultierenden betrieblichen Auswertungen zu erstellen. Der Fokus lag in der Erfassung der Vorfälle und in der Darstellung der resultierenden Unternehmensergebnisse.

Abb. 6: Phase 1: Dokumentation

Phase 2: EDV

Die ersten Buchhaltungsprogramme auf Computern waren schon in den 1950er-Jahren verfügbar, die Genossenschaft DATEV wurde schließlich 1966 gegründet. Mit der Erfindung des Computers und der Buchhaltungssoftware ergaben sich an den Aufgaben der Buchhaltung zunächst keine drastischen Änderungen. Durch die digitale Dokumentation von Geschäftsvorfällen war es für einen Buchhalter nun allerdings möglich, deutlich mehr Geschäftsvorfälle im gleichen Zeitraum zu erfassen. Diese wurden nicht mehr analog, sondern digital über die Buchhaltungssoftware erfasst. Betriebswirtschaftliche Auswertungen konnten dadurch schneller erstellt, geprüft und ausgegeben werden. Die dazugehörigen Unterlagen wurden jedoch weiterhin analog in Papierform aufbewahrt und archiviert.

Die neue Technologie forderte auch eine Anpassung der rechtlichen Rahmenbedingen, wie z. B. 1978 die Einführung der »Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung (GoS)« oder 1995 die Festlegung der »Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)«.

Computer und Software waren anfangs noch sehr teuer in der Anschaffung, was sich erst mit der Entwicklung von massentauglichen Personal Computern sowie deren starken Verbreitung am Arbeitsplatz generell veränderte. Die erhöhte Geschwindigkeit bei der Dokumentation von Geschäftsvorfällen stand im Fokus.

Abb. 7: Phase 2: EDV

Phase 3: Globalisierung

Die zunehmende weltweite Verflechtung in den Bereichen Wirtschaft, Politik, Kommunikation, Kultur und Umwelt zwischen Staaten, Individuen, Institutionen und Unternehmen führte zu einer boomenden Globalisierung. Dieser Trend wurde vor allem ab den 1990er-Jahren auch in der Buchhaltung sichtbar. Das Internet, welches als Treiber der globalen Vernetzung fungierte, katalysierte unter anderem auch den grenzüberschreitenden Warenverkehr und internationalen Austausch von Dienstleistungen in zuvor undenkbare Dimensionen. Die folglich entstandenen internationalen Sachverhalte erhöhten zusätzlich die Komplexität der Buchhaltung. Die Aufgabe des Buchhalters beinhaltete nun die Erfassung einer steigenden Anzahl internationaler Geschäftsvorfälle mit zunehmend schwierigen rechtlichen Fragestellungen. Vom Thema Zölle und Einfuhrabgaben bis zu anspruchsvollen Umsatzsteuerkonstellationen mussten Buchhalter viele neuartige rechtliche Konstellationen beurteilen, um eine korrekte Dokumentation der Geschäftsvorfälle zu erstellen.

Natürlich gab es auch schon vorher international agierende Unternehmen, deren Steuerberater mit Thematiken dieses Ausmaßes umgehen mussten. Ausschlaggebend für den disruptiven Effekt der Technologie war, dass nun auch Kleinunternehmer ihre Dienstleistungen und Waren unkompliziert über Handels- und Vermittlungsplattformen weltweit anbieten und verkaufen konnten, wodurch diese zu internationalen Mandaten wurden. Der kleine Handwerker von nebenan bekam nun Aufträge aus umsatzsteuerrechtlichen Drittländern wie der Schweiz und der kleine Einzelhändler bestellte seine Ware direkt in Asien, anstatt beim Großhändler in Deutschland zu kaufen.

Hierdurch stieg neben der Komplexität der Umsatzsteuersachverhalte auch die Menge an zu verarbeitenden Buchungen. Durch die Ausbreitung des Internets als Vertriebsplattform entstanden auch völlig neue Formen von Dienstleistungen.

Zum Aufgabenbereich des Buchhalters kam die Beratung der Mandanten hinsichtlich internationaler Steuersachverhalte hinzu, was einen Expertenstatus in Umsatzsteuer-Themen verlangte.

Abb. 8: Phase 3: Globalisierung

Phase 4: Digitalisierung

Wir sind in der Gegenwart angekommen, wo Steuerberater auf täglicher Basis mit neuen Herausforderungen aus der digitalen Welt umgehen müssen. Das Aufgabenspektrum der Buchhaltung hat sich dementsprechend weiter verändert: Die EDV-gestützte Erfassung einer gewissen Menge an Geschäftsvorfällen ist inzwischen absolute Basisanforderung. Buchhalter müssen zunächst als Vorarbeit die Geschäftsvorfälle in einem zunehmend anspruchsvollen steuerrechtlichen Umfeld beurteilen. Außerdem sollten Buchhalter sich zu Datenspezialisten entwickeln, um die stetig wachsende Masse relevanter Daten bewältigen zu können. Da die Zahl der Belege in Papierform stetig sinkt und immer mehr Buchhaltungen auf Datenbasis erstellt werden, müssen Buchhalter über ein Verständnis für die Herkunft und Verarbeitung dieser Daten verfügen.

Jeder Mandant ist heutzutage in irgendeiner Form digitalisiert, wodurch Daten und Informationen für die Buchhaltung in einer Vielzahl von IT-Systemen gespeichert sind. Sei es z. B. durch elektronische Kassenführung (die mittlerweile gesetzliche Pflicht ist), durch ERP-Systeme, Warenwirtschaftssysteme, Rechnungsstellungssoftware, digitale Buchungssysteme usw.

Die Funktionalität dieser Systeme können Buchhalter sich zunutze machen, um den manuellen Buchungssaufwand zu minimieren: Man muss nur wissen, wie man die Daten extrahieren und effizient für die Zwecke der Buchhaltung auswerten kann. Das Kernproblem hierbei ist, dass die Nutzbarkeit der Rohdaten, die aus den Systemen der Mandanten extrahiert werden können, für Buchhaltungszwecke oft eingeschränkt ist. Dateiformate, die für die Buchhaltungssoftware nicht lesbar sind, sind ebenso häufige Probleme wie unvollständige Informationen in den Datensätzen...

Produkt-Details

• Erscheint lt. Verlag: 24.3.2023
• Verlagsort: Freiburg
• Sprache: deutsch
• Themenwelt: Wirtschaft
• Schlagworte: Cyber-Sicherheit • Datenschutz • digitale Arbeitsprozesse • digitale Kanzlei • digitale Transformation • Digitalisierung • Fördermittel Digitalisierung • Kanzleiumfeld • Mandantenbetreuung • myBook+ • Personalentwicklung
• ISBN-10: 3-7910-5684-0 / 3791056840
• ISBN-13: 978-3-7910-5684-5 / 9783791056845