Praxishandbuch Chefentlastung, Bd. 2 (eBook)

Der Leitfaden für erfolgreiche Kommunikation, emotionale Intelligenz und Motivation im Office

Sibylle May, Jennifer Kullmann (Autoren)

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2010 | 2009
280 Seiten
Betriebswirtschaftlicher Verlag Gabler
978-3-8349-8738-9 (ISBN)

Infos

Die vielfältigen Aufgaben der Sekretärin/ Assistentin erfordern neben den fachlichen Kenntnissen vor allen Dingen eine gestandene Persönlichkeit. Schwerpunkt dieses Buches ist der Mensch 'Sekretärin' mit all ihren Stärken und Schwächen. Die Autorinnen analysieren Persönlichkeitsstrukturen und zeigen Lösungswege auf, wie die eigene Persönlichkeit sowie Motivatoren und Stressoren erkannt und gezielt an ihnen gearbeitet werden kann. Die Darstellung verschiedener psychologische Ansätze hilft, sich und andere besser zu verstehen und im Alltag potenzielle Konflikte leichter zu erkennen und zu lösen.

Sibylle May ist bekannt als Trainerin und Autorin zahlreicher Fachbücher und Fachartikel zum Thema Büro-Organisation und Projektmanagement. Sie leitet unter anderem Weiterbildungsveranstaltungen für Sekretärinnen und Assistentinnen bei Sekretariat Seminare. Sie veröffentlich als Autorin regelmäßig in der Zeitschrift working@office - Magazin für modernes Büromanagement.
Diplom-Psychologin Jennifer Kullmann studierte an der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf. Nach ihrem Studium forschte und dozierte sie am Lehrstuhl für Motivationspsychologie an der Uni Erlangen-Nürnberg. Zurzeit promoviert sie im Bereich der Neurowissenschaften.

Inhalt

Vorwort Sybille May 6
Vorwort Jennifer Kullmann 8
Inhaltsverzeichnis 10
Woher komme ich? 12
1. Persönlichkeitsentwicklung 12
1.1 Entwicklungstheorie 12
1.2 Persönlichkeitsstruktur – Drei-Instanzen-Modell 15
1.3 Das Unbewusste, Vorbewusste und Bewusste 17
1.4 Angst und Angstabwehr 18
1.5 Durch Bedürfnisbefriedigung zum reifen Menschen 21
2. Ressourcen als Persönlichkeitseigenschaften und Bewältigungsstrategien 22
3. Persönlichkeit ist positiv beeinflussbar 26
4. Wie Wahrnehmungsprozesse unser Denken und Handeln beeinflussen 26
4.1 Die Wahrnehmung meiner eigenen Identität 28
4.2 Die Wahrnehmung anderer Individuen 29
5. Das Selbst aus der Sicht der Psychoanalyse: „Die Aussöhnung mit meinem inneren Kind“, die „Mitte“ finden ... 31
5.1 Das höhere Selbst 31
5.2 Das falsche Selbst 32
Wo stehe ich? 36
1. Work-Life-Balance 36
2. Burn-out durch zu viel Stress 38
2.1 Wie wirkt Stress auf unseren Körper? 38
3. Selbstverantwortung am Beispiel „Fight or Flight“ erkennen 48
4. Selbstbewusstsein – eine Frucht der Erziehung 49
4.1 Woher kommt ein gemindertes oder gesteigertes Selbstbewusstsein? 49
5. Gedanken zu Ihrem Lebenskonzept 50
5.1 Selbstmanagement 52
6. Sich selbst verwirklichen 53
6.1 Veränderung des negativen Selbstbildes oder des geminderten Selbstbewusstseins 54
6.2 Zeit für sich gewinnen durch das Wörtchen „Nein“ 58
6.2.1 Methode, sich dem Chef / oder den Kollegen positiv zu verweigern 59
Wo will ich hin? 64
1. Motivation und Bedürfnis 64
2. Motivation durch gesundes Berufsund Privatleben 65
2.1 Familienleben – Im Beruf erfolgreich und trotzdem eine gute Mutter! 66
2.2 Singleleben 67
3. Erfolgspsychologie: Gedanken zum beruflichen Erfolg 67
3.1 Beruflicher Erfolg durch das Setzen erreichbarer Ziele 71
3.2 Hurra, Probleme! 74
3.3 Mein Schicksal bin ich selbst 74
3.4 Wie man ein Problem auf möglichst objektive Art löst 79
4. Lebensqualität durch bewusstes Leben 80
5. Entspannungsübungen 81
5.1 Hypnose 81
5.1.1 Anleitung zur Selbsthypnose, 10 – 15-Minuten-Übung 82
5.2 Autogenes Training 84
5.3 Ruhepausen, 5 Minuten 85
Der Wegweiser zu Ihren Zielen 86
1. Emotionale Intelligenz 86
1.1 EQ – mehr als nur ein Schlagwort? 86
1.2 Trendwende: Emotionale Intelligenz 88
1.2.1 Wie Sie Gefühle erkennen und kennen 89
1.3 Die fünf Grundelemente erfolgreicher Einflussnahme: 90
1.3.1 Fünf Stufen-Programm zu einer besseren EQ 90
1.4 Das Urteam: Mann und Frau 91
1.5 Was ist emotionale Intelligenz? 94
1.5.1 Emotionale Intelligenz in schwierigen Situationen 95
1.6 Die Kontrolle von Gefühlen 99
1.7 Emotionale Intelligenz = gesunder Optimismus 102
1.8 Empathie = Einfühlungsvermögen 102
2. Farbpsychologie 107
2.1 Geschichte, Erforschung und Tradition von Farben und ihrer Wirkung 107
2.1.1 Wie Sie Farben empfinden 108
2.1.2 Die Wirkung von Farben 108
2.2 Farben im Berufsalltag 109
2.2.1 Graue Maus oder Graue Eminenz? 109
2.3 Was bin ich für ein Typ: Frühling, Sommer, Herbst oder Winter 111
2.4 Die generelle Wirkung von Farben im Überblick: 113
2.4.1 Was Sie mit bestimmten Farben erreichen 115
2.5 Hätten Sie’s gewusst – die Lieblingsfarben der Deutschen 116
3. Konfliktmanagement 117
3.1 Konflikte im Alltag 117
3.1.1 Reaktionen auf Konflikte 118
3.1.2 Wahrnehmung und Konflikte 118
3.2 Was ist ein Konflikt? 120
3.3 Die neun typischen Stufen eines Konfliktes 125
3.3.1 Die typischen Warnsignale für Konflikte 129
3.3.2 Typische Verhaltensmuster bei dialektischer Argumentation 129
3.3.3 Warum Konfliktbewältigung? 130
3.3.4 Problem lösen 130
3.4 Erregung kontrollieren 134
3.5 Grundstrategien offener Kommunikation 135
3.5.1 Wenn Sie kritisiert werden 135
3.5.2 Wenn Sie andere kritisieren 136
3.5.3 Konflikte als Chance 138
3.5.4 Und so sieht positives Konfliktlösungsverhalten in der Praxis aus: 139
3.6 Konfliktbewältigung 140
3.7 Konflikt und Körpersprache 142
3.7.1 Konfliktregeln 146
3.7.2 Konflikt-Tagebuch 148
3.8 Problemlösung: Konflikte 149
3.8.1 Das Phasenmodell der kooperativen Konfliktbewältigung 151
3.8.2 Sechs Stufen kooperativer Konfliktregelung (für Eilige) 153
3.8.3 10-Stufen-Plan zur Konfliktbewältigung 154
3.8.4 Das erfolgreiche Konfliktgespräch 155
3.8.5 Häufige Fehler in der Konfliktklärung 157
3.8.6 Und so führen Sie Ihr Konfliktgespräch 158
3.8.7 Phasen des erfolgreichen Konfliktgesprächs 160
3.9 Konflikte und die Kommunikation 161
3.9.1 Das Modell der Welt 162
4. Hilfsmittel im Konflikt 164
4.1 N L P 164
4.2 Unsere fünf Sinneskanäle 167
4.2.1 VAKOG – unsere fünf Sinne im NLP 167
5. Die Transaktionsanalyse (TA) 170
5.1 Die TA im Alltag 170
5.2 Das Modell der TA 171
5.3 Die individuelle Ausprägung der Ich-Zustände 176
5.4 Verständnis der Transaktionen 177
5.5 Ziele der Transaktionsanalyse 178
5.6 Transaktionsanalyse-Regeln auf einen Blick 179
5.7 Gekreuzte Transaktionen 180
5.8 Verdeckte Transaktion 181
5.9 Rabattmarken und die Transaktionsanalyse 182
5.10 Auswirkungen der Transaktionsformen 183
5.11 Entschärfung von Konfliktsituationen 184
5.12 Zusammenfassung: Die drei Ich-Zustände nach Eric Berne 186
5.12.1 Parallele Transaktionen nach Eric Berne 187
5.12.2 Übungen für Ihren Arbeitsalltag: 188
5.12.3 Verdeckte Transaktionen nach Eric Berne 189
5.13 Erkennen der einzelnen Ich-Zustände 190
6. Das Johari-Fenster 197
6.1 Die Bedeutung des Johari-Fensters 197
6.2 Die Bedeutung der vier Fenster 198
6.2.1 Anwendung 201
6.3 Zusammenfassung: Der „blinde Fleck“ im Unternehmen 201
7. Sechs Denkhüte – sechs Denkweisen (Six Thinking Hats) 202
7.1 Mit der Kreativitätstechnik der „Sechs Denkhüte“ zu mehr Verständnis 202
7.2 Wofür die einzelnen Hüte stehen 203
7.3 Nutzen, Stärken und Schwächen 204
8. Auftreten und Rhetorik 205
8.1 Was ist eigentlich Rhetorik? 205
8.2 Geschichte der Rhetorik 206
8.3 Rhetorik und Sprache 206
8.4 Worauf kommt es beim Sprechen an? 207
8.4.1 Das Sprechtempo 207
8.4.2 Die Lautstärke 208
8.4.3 Die Betonung 208
8.4.4 Sprechpausen 208
8.4.5 Rednerische Qualitätsstandards 208
8.4.6 Körpersprache 209
8.4.7 Die Augen 210
8.4.8 Die Mimik 210
8.4.9 Die Gestik 211
8.4.10 Die Körperhaltung 211
8.5 Gesprächsführung und Reden: Wie Sie Ihre Zuhörer begeistern 213
8.6 Lampenfieber 213
8.7 Vorbereitung Ihres Vortrages 214
8.7.1 Zielgruppenanalyse 215
8.7.2 Die Wunderformel G-H-M 215
8.8 Nur wer natürlich wirkt, kommt an 217
8.9 Goldene Rhetorikregeln 219
8.10 Gesprächsförderer 222
8.10.1 Wie Sie Gespräche in Gang bringen 223
8.10.2 Umgang mit Angriffen 223
8.11 Was bedeutet der Begriff Dialektik in Bezug auf Rhetorik? 224
8.11.1 Regeln der fairen Dialektik im Dialog 224
8.12 Zusammenfassung: Die wichtigsten Regeln der Rhetorik 225
8.13 Rededurchführungsratschläge von A bis Z – auch in kritischen Situationen 226
9. Verhandlungstechniken 243
9.1 Was bedeutet Verhandeln? 243
9.2 Stolpersteine für Verhandler 244
9.3 Das Harvard-Konzept 245
9.3.1 Verhandlungsmethoden nach Harvard im Vergleich 246
9.4 Die Planung und Vorbereitung einer Verhandlung 247
9.4.1 Die MM (Maximum : Minimum)-Methode als praktisches Hilfsmittel 248
9.5 Die einzelnen Phasen der Verhandlung 249
9.5.1 Der Verhandlungsbeginn 249
9.5.2 Während der Verhandlung 250
9.5.3 Der Verhandlungsschluss 250
9.6 Tipps für erfolgreiches Verhandeln 251
9.7 Die neun Gesetze des Verhandelns 253
9.8 Der organisatorische Rahmen 254
9.8.1 Interne Absprache 255
9.8.2 Verhandlungseinstieg 255
9.9 Verhandlungstricks … und wie Sie diesen sachgerecht begegnen 255
9.10 Argumentationstechniken – ohne geht es nicht 257
9.10.1 Checkliste: die verschiedenen Argumentationstechniken 258
9.10.2 Nutzenargumentation 259
9.11 Goldene Verhandlungsregeln 261
10. Lösungen für Übungen 262
Literaturverzeichnis 272
Stichwortverzeichnis 274
Die Autorinnen 280

Textauszug

5. Entspannungsübungen (S. 80-82)

Durch mentale Entspannungsübungen können Sie in sich gehen, sich von negativen Stressoren abschirmen und sich so gezielt positiv beeinflussen. Z. B. kann die Nervosität vor einem Vorstellungsgespräch oder einer Rede durch mentales Training minimiert werden, so dass Sie die Anforderungen gelassener meistern. Ruheübungen können effizient zur Stressprävention, Stressabwehr und Stressbewältigung angewandt werden. Bei einer konzentrierten Selbstentspannung sind Trainierte in der Lage, schon mit einer 5- Minuten-Übung Körper, Seele und Geist so zu entspannen, dass sie danach gestärkt ihre Aufgaben weiterführen können.

Leistungsfähigkeit und Konzentration können beispielsweise durch Selbsthypnose mit positiven Suggestionen nach anstrengenden Stunden wiederkehren. Im Folgenden wird auf verschiedene Entspannungsverfahren eingegangen. Darunter fallen die Hypnose und das autogene Training. Beide Verfahren können selbst durchgeführt werden. Für den Anfang wird jedoch empfohlen, sich durch eine Fachkraft in Kursen oder Einzelsitzungen anleiten zu lassen.

5.1 Hypnose

Bei der Hypnose handelt es sich um ein etabliertes Therapieverfahren, um einen Entspannungszustand zu induzieren und bestimmte Leiden zu minimieren (beispielsweise konnten einige Probanden sich das Rauchen abgewöhnen). Anerkannte Hypnotherapien distanzieren sich von der Showhypnose, wie man sie aus dem Fernsehen kennt. Entgegengesetzt mancher Vorstellungen kommt es während einer durch den Fachmann angeleiteten Hypnose nicht zu einer Abhängigkeit zum Hypnotiseur oder zu einem Kontrollverlust über die eigene Person.

Der Hypnotisand setzt nur suggerierte Dinge um, wenn er sie wirklich will und wenn sie mit seinem Wertesystem übereinstimmen. Zu Beginn einer Hypnose wird der Bewusstseinszustand so verändert, dass der Hypnotisand in einen Trancezustand gerät. Dieser natürliche Trancezustand ist u. a. durch eine Dämpfung des sympathischen Erregungsniveaus gekennzeichnet und geht daher mit physiologischen, aber auch psychischen Entkrampfungen einher.

In der Trance können positive Suggestionen (z. B. Ich kann alles, was ich will! Ich habe keine Kopfschmerzen mehr! Ich kann heute besser einschlafen!) zu einer Abschwächung des Problembereiches und zur Stressreduktion beitragen. Kognitiv, emotional und physiologisch können gezielt Veränderungen erreicht werden.

5.1.1 Anleitung zur Selbsthypnose, 10 – 15-Minuten-Übung

Zunächst müssen Sie sich in einen Trancezustand versetzen. Setzen Sie sich bequem auf einen Stuhl, legen Sie die Hände auf Ihre Oberschenkel, so wie es für Sie angenehm ist. Minimieren Sie äußere Störeinflüsse. Stellen Sie z. B. das Telefon auf lautlos. Versuchen Sie bewusst, bis in den Bauch zu atmen. Im Folgenden werden zwei Wege beschrieben, durch die Sie sich in eine Trance versetzen können.

Produkt-Details

• Erscheint lt. Verlag: 30.5.2010
• Zusatzinfo: 280 S.
• Verlagsort: Wiesbaden
• Sprache: deutsch
• Themenwelt: Sachbuch/Ratgeber ► Beruf / Finanzen / Recht / Wirtschaft
• Themenwelt: Wirtschaft ► Betriebswirtschaft / Management ► Planung / Organisation
• Schlagworte: Büroorganisation • Chefentlastung • Kommunikation • Koordination • Office-Management
• ISBN-10: 3-8349-8738-7 / 3834987387
• ISBN-13: 978-3-8349-8738-9 / 9783834987389