Mini-Handbuch Meetings leiten (eBook)

Besprechungen, Arbeitstreffen, Telefonmeetings und Videokonferenzen souverän vorbereiten und durchführen

Martin Hartmann, Alexander Zoll, Rüdiger Funk (Autoren)

eBook Download: EPUB

2017 | 1. Auflage
190 Seiten
Beltz (Verlag)
978-3-407-29180-6 (ISBN)

Infos

Das Buch gibt Meetinganfängern erste Tipps und erleichtert den Einstieg in das moderne Sitzungsmanagement, hilft aber auch erfahrenen Berufstätigen mithilfe von Checklisten schnell ihr Wissen wieder up to date zu bringen. Sehr praxisnah bietet es viele Arbeitsblätter, mit denen von der Vorbereitung bis zur Durchführung von Meetings gearbeitet werden kann, sowie zahlreiche Tipps für den Umgang mit schwierigen Situationen und Teilnehmern. Zudem enthält es Kapitel zu den Themen Moderation, Sitzungen chairen, moderne Konferenzen leiten, Telefonmeetings und Videokonferenzen. Wirklich erfolgreich sind Meetings dann, wenn gute Ergebnisse erzielt werden, die Zusammenarbeit klappt und die Teilnehmer die aufgewandte Zeit für sinnvoll erachten. Die Autoren zeigen, wie Besprechungen schnell und zielgerichtet vorbereitet werden, wie die gekonnte (Gesprächs-)Leitung aussieht und wie mit allerlei Schwierigkeiten und »kritischen Zeitgenossen« umgegangen werden kann. Das Buch gibt Meetinganfängern erste Tipps und erleichtert den Einstieg in das moderne Sitzungsmanagement, hilft aber auch erfahrenen Berufstätigen mithilfe von Checklisten schnell ihr Wissen wieder up to date zu bringen. Sehr praxisnah, viele Arbeitsblätter und Tipps. Und weil die moderne Meetinglandschaft bunter geworden ist, bietet das Buch kurze Beiträge zu: »Meetings moderieren«, »Sitzungen chairen«, »Konferenzen leiten« sowie praxisnahe Tipps für die Planung und Durchführung von Telefonmeetings und Videokonferenzen. Aus dem Inhalt: •Wann und mit wem sind Meetings sinnvoll? •Welche Themen gehören in ein Meeting? •Wie sieht eine zielorientierte Vorbereitung aus? •Souverän anfangen, nachhaltig abschließen: Aufbau und professionelles Leiten des Meetings •Auch Leiten kann gelernt werden: Vielerlei Handwerkzeug für die (Gesprächs-)Leitung im Meeting •Störungen und Konflikte in Meetings •Arbeitsgruppen gekonnt moderieren •Sitzungen »chairen« - die hohe Kompetenz zwischen Leiten und Moderieren •Konferenzen leiten - ein Job für Multitalente! •Telefonmeetings - hört denn noch jemand zu? •Videokonferenzen - bitte alle mal lächeln!

Dr. Martin Hartmann, Jg. 1955, Dipl. Päd., nach Studium und Hochschultätigkeit Projektleiter in der Medienforschung und -beratung. Zwei Jahre als Journalist und Fotograf in London tätig. Buchautor im Beltz Verlag: »Präsentieren«, »Zielgerichtet moderieren«, »Kompetent und erfolg-reich im Beruf« sowie »75 Bildkarten für Präsentations-, Vortrags- und Rhetoriktrainings«. Bei train in Bonn als Berater, Coach und Trainer. Seit über 20 ist er Jahren stets mit mindestens einer Kamera in der Tasche unterwegs.

Textauszug

Ziele, Ziele, Ziele!

In zwei Schritten kommen Sie zur Formulierung stimmiger und knackiger Ziele. Ein scheinbar mühsames Unterfangen. Aber wenn Sie das Prinzip einmal internalisiert haben, werden Sie nie wieder einfach so einen TOP behandeln!

Schritt 1: Entscheiden Sie sich für das allgemeine Ziel, das Sie für jeden TOP erreichen wollen. Berücksichtigen Sie dabei jetzt schon die Teilnehmer Ihrer Besprechung.

Sie finden in der folgenden Checkliste eine Reihe von allgemein formulierten Zielen. Diese helfen Ihnen, Ihr konkretes Ziel zu formulieren. Zwingen Sie sich – mit Blick auf jeden Ihrer Tagesordnungspunkte – zumindest eine der hier vorgeschlagenen Möglichkeiten anzukreuzen. Vielleicht ertappen Sie sich dabei, dass Sie selbst noch unsicher sind, noch widersprüchliche Ziele im Kopf haben. Überlegen Sie dann, was Sie wirklich erreichen wollen.

Gleichzeitig bietet diese Checkliste die Möglichkeit, sich erste Gedanken über die Teilnehmer zu machen, mit denen zusammen Sie Ihre Ziele erreichen wollen.

• Kompetenz der Gruppe kann Sie zum Nachdenken darüber anregen, ob mit den schon eingeladenen oder angedachten Teilnehmern das von Ihnen favorisierte Ziel überhaupt zu erreichen ist. Sind die Anwesenden beispielsweise befugt, Entscheidungen zu treffen, sind sie von ihrer Position im Unternehmen her überhaupt in der Lage, Maßnahmen zu vereinbaren?

• Motivation der Gruppe kann Sie auf die Beziehungsebene einstimmen: Für wie motiviert schätzen Sie die Anwesenden ein, wenn es um das Erreichen Ihres Ziels geht? Welche Schwierigkeiten werden noch auf Sie zukommen, welche Chancen bieten sich, wenn diese Gruppe das besondere Thema bearbeitet?

Ziele mit den Teilnehmenden erreichen

Besprechung am ………………………… TOP ………………………… …………………………

Welches der folgenden Ziele (auch mehrere) möchte ich erreichen? O Die Anwesenden sollen durch die Leiterin oder durch einen Dritten unmittelbar informiert werden. Kompetenz der Gruppe ☺ ☹  Motivation der Gruppe ☺ ☹

O In der gesamten Gruppe sollen zum Thema alle verfügbaren Informationen, Meinungen, Einstellungen ausgetauscht werden. Dabei sollen offene Fragen geklärt werden. Kompetenz der Gruppe ☺ ☹  Motivation der Gruppe ☺ ☹

O Ein Problem oder eine bestimmte Situation soll aufgedeckt, erkannt, beschrieben und aufbereitet werden. Kompetenz der Gruppe ☺ ☹  Motivation der Gruppe ☺ ☹

O Zu einer bestimmten Fragestellung soll unter allen Teilnehmern eine gemeinsame Position entwickelt, es soll Konsens hergestellt werden. Kompetenz der Gruppe ☺ ☹  Motivation der Gruppe ☺ ☹

O Für ein Problem (oder Situation, Frage) sollen Lösungsvorschläge oder Ideen entwickelt, diskutiert, beschrieben und aufbereitet, eine Entscheidung vorbereitet werden. Kompetenz der Gruppe ☺ ☹  Motivation der Gruppe ☺ ☹

O Zur Lösung eines Problems, zur Klärung einer Situation, für eine bestimmte Fragestellung soll eine konkrete Maßnahme entschieden, festgelegt, verabschiedet werden. Kompetenz der Gruppe ☺ ☹  Motivation der Gruppe ☺ ☹

O Für eine anstehende Aufgabe sollen Maßnahmen, Verantwortlichkeiten, Termine abgesprochen, koordiniert und vereinbart werden (Aktionsplan). Kompetenz der Gruppe ☺ ☹  Motivation der Gruppe ☺ ☹

O Es soll ein Wirgefühl, Zugehörigkeitsgefühl, positive Stimmung, guter Teamgeist erzeugt werden. Kompetenz der Gruppe ☺ ☹  Motivation der Gruppe ☺ ☹

Schritt 2: Formulieren Sie die konkreten Ziele für jeden Tagesordnungspunkt. Denken Sie dabei auch an die mögliche Unterstützung beziehungsweise Behinderung durch die Teilnehmer Ihrer Besprechung.

Aus Erfahrung wissen wir, dass es vielen Menschen schwerfällt, konkrete Ziele zu formulieren und diese auch noch aufzuschreiben. Häufig hat man eine erste Idee im Kopf, die einem gefällt und mit der man in die Besprechung geht. Erst während der Diskussion wird plötzlich deutlich, dass dies so nicht funktioniert. Daher unser Appell: Gewöhnen Sie sich daran, Ihre Ziele immer aufzuschreiben. Vielleicht geht es Ihnen wie uns, dass wir erst beim Ausformulieren merken, wie unausgegoren manche Vorstellungen noch sind. Dann geht es ans Nachdenken, Umformulieren und immer wieder um die Frage: Was will ich genau mit dieser Gruppe bei diesem Thema in der dafür vorgesehenen Zeit am Ende der Sitzung erreicht haben? Folgendes Arbeitsblatt soll Ihnen beim zügigen Ausformulieren Ihrer Ziele helfen.

Ausformulieren der Ziele

Besprechung am: ………………………… 1. Worum geht es in der Sitzung? Wie lautet mein TOP? 2. Wenn ich an meinen Auftrag, meine eigenen Interessen und an die Gruppe denke, möchte ich bei diesem TOP:

...

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Produkt-Details

• Erscheint lt. Verlag: 5.12.2017
• Sprache: deutsch
• Themenwelt: Sozialwissenschaften ► Pädagogik ► Erwachsenenbildung
• ISBN-10: 3-407-29180-9 / 3407291809
• ISBN-13: 978-3-407-29180-6 / 9783407291806