Briefe, E-Mails und Kurznachrichten gut und richtig schreiben (eBook)

Geschäfts- und Privatkorrespondenz verständlich und korrekt formulieren

Ingrid Stephan (Autor)

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2020 | 4. Auflage
736 Seiten
Duden (Verlag)
978-3-411-91304-6 (ISBN)

Infos

Dieser umfangreiche Band ist Ratgeber, Nachschlagewerk und Sammlung von Mustertexten in einem! Er bindet die neue DIN 5008 ein und zeigt, wie Sie diese in Ihrer geschäftlichen Korrespondenz umsetzen können. Es wird aber auch vermittelt, wie Sie präzise, lebendig und zeitgemäß schreiben und welche Formulierungen Sie besser vermeiden. Nachrichten, die über Kurznachrichtendienste wie SMS und Messenger verschickt werden sollen, werden ebenfalls berücksichtigt. Das Buch enthält zahlreiche Mustertexte und Textbausteine für alle wichtigen Anlässe, z.B. Einladung, Glückwunsch, Kondolenz oder Reklamation.

Textauszug

1.1 Konzepte

1.1.1 Das Hamburger Verständlichkeitsmodell

1.1.2 Das Kommunikationsquadrat

1.1.3 Die AIDA-Formel

1.1.4 Die PPPP-Methode

1.2 Verständlich formulieren

1.2.1 Sinnvoll gliedern

1.2.2 Einfach formulieren

1.2.3 Prägnant schreiben

1.2.4 Stilmittel einsetzen

1.3 Texte normgerecht gestalten

DIN-Regeln, Wörter, Zeichen und Zahlen:

• Abkürzungen

• Absätze

• Abschnitte

• Aufzählungen

• Additionszeichen

• An- und Abführungszeichen

• Apostroph

• Auslassungspunkte

• BIC

• Bindestrich

• Bis-Strich

• Datum

• Gedankenstrich

• Gegen-Zeichen

• Gradzeichen

• Hausnummern

• Hervorhebung »Einrückung«

• Hervorhebung »Zentrierung«

• Hervorhebung von Zeichen

• IBAN

• Klammern

• Paragrafenzeichen

• Postfachnummern

• Postleitzahlen

• Satzzeichen

• Schrägstrich

• Streckenangaben –Langstrich

• Und-Zeichen

• Währungen

• Wortergänzungen

• Worttrennungen

• Telefon- und Telefaxnummern

• Uhrzeiten und Zeitdauer

• Zahlen und Nummern

1.4 Digital korrekt schreiben

1.4.1 E-Mail-Konventionen

1.4.2 Social-Media-Konventionen

1.4.3 Akronyme und Emojis

1.4.4 QR-Code

1.5 Sicher ablegen und versenden

1.5.1 Aufbewahrungspflicht

1.5.2 Dateiablagesystem nach DIN

1.5.3 E-Mails richtig ablegen

1.5.4 E-Mails sicher versenden

1.5.5 Sichere Passwörter erstellen

Konzepte

Verständlich formulieren

Normgerecht schreiben

DIN 5008 – Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung

Wörter, Zwischenräume, Satzzeichen und andere Zeichen, Schriftzeichen für Wörter, Rechenzeichen, Gliederung von Zahlen und Nummern

Digital korrekt schreiben

Sicher ablegen und versenden

1.1 Konzepte

Die im Folgenden beschriebenen Konzepte unterstützen Sie bei der Formulierung Ihrer Korrespondenz. Die Faktoren des »Hamburger Verständlichkeitskonzepts« sind grundlegende Regeln, die für alle Briefsorten gelten. Die vier Aspekte des Kommunikationsquadrats helfen Ihnen, Mitteilungen (z. B. Hausmitteilungen, Pressemitteilungen) so zu formulieren, dass sie nicht missverstanden werden. Die AIDA-Formel und die PPPP-Methode sind auf eine gelungene Formulierung eines Werbebriefs ausgerichtet.

1.1.1 Das Hamburger Verständlichkeitsmodell

Der Verständlichkeit von Briefen hat man lange Zeit nur wenig Beachtung geschenkt. Im Vordergrund stand die Höflichkeit: Entscheidend war, dass die Etikette gepflegt wurde und der Tonfall stimmte. Erst seit den Siebzigerjahren des 20. Jahrhunderts haben Psychologen den Aspekt der Verständlichkeit von Texten intensiver untersucht, und seitdem gewinnt sie auch in den Regeln der Korrespondenz an Bedeutung. Reinhard Tausch, Inghard Langer und vor allem Friedemann Schulz von Thun arbeiteten heraus, welche Faktoren zur Verständlichkeit beitragen. In ihrem Hamburger Verständlichkeitskonzept sind diese zusammengefasst und in ein Verhältnis zueinander gesetzt:

– Einfachheit: Ein verständlicher Text verzichtet auf ungeläufige Wörter; Fachbegriffe werden erklärt. Die Sätze sind einfach strukturiert.

– Gliederung/Ordnung: Die Sätze stehen in einer folgerichtigen Reihenfolge, der Text ist sinnvoll gegliedert und übersichtlich aufgeteilt.

– Kürze/Prägnanz: Die Länge des Textes hat ein angemessenes Verhältnis zum Inhalt. Überflüssige Darstellungen, umständliche Formulierungen und leere Phrasen entfallen.

– Zusätzliche Stimulanz: Der Text wirkt auch äußerlich ansprechend, der Leser / die Leserin wird persönlich angesprochen. Stilistische Anreize und die Verwendung von sprachlichen Bildern, anschaulichen Beispielen oder Illustrationen wirken als Verständnishilfe.

VERSTÄNDLICHKEIT DURCH GEEIGNETE SPRACHLICHE MITTEL

EINFACHHEIT

ORDNUNG

• Verwenden Sie geläufige, eindeutige und kurze Wörter. • Verzichten Sie auf Modewörter, unnötige Fremdwörter und Abkürzungen. • Verwenden Sie wo immer möglich Verben anstelle von Substantiven.

• Gliedern Sie Ihren Brief nach inhaltlichen Kriterien. • Unterteilen Sie den Text in Absätze, längere Texte in Abschnitte mit Überschriften (oder Gliederungsziffern). • Gliedern Sie Ihre Sätze übersichtlich.

KÜRZE

ANREIZE

• Achten Sie auf eine angemessene Satzlänge. • Formulieren Sie knapp und präzise. • Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. • Verzichten Sie auf Floskeln.

• Sprechen Sie den Empfänger, die Empfängerin an. • Schreiben Sie im Aktiv. • Formulieren Sie höflich. • Achten Sie auf korrekte Rechtschreibung und eine ansprechende äußere Form.

1.1.2 Das Kommunikationsquadrat

Die Anwendung des Kommunikationsquadrats nach Friedemann Schulz von Thun ist hauptsächlich auf die mündliche Kommunikation ausgerichtet, kann aber auch bei schriftlichen Mitteilungen dazu beitragen, die Kommunikation deutlich verbessern.

Das Kommunikationsquadrat enthält vier Aspekte:

Schreiben Sie einen Brief, senden Sie Ihre Nachricht unter vier Aspekten: Sachebene, Appell, Beziehungsebene, Selbstoffenbarung. Wer den Brief empfängt, liest und interpretiert Ihre Botschaft ebenfalls unter diesen vier Aspekten. Ob er/sie die Botschaft wie gewünscht versteht, hängt ganz entscheidend davon ab, wie klar sich der/die Schreibende ausdrückt.

1. Vermitteln Sie die Sachinhalte klar und verständlich. Lassen Sie keinen Spielraum für ein »Zwischen-den-Zeilen-Lesen.«

2. Fragen Sie sich, was Sie mit Ihrem Brief erreichen wollen. Formulieren Sie deutlich, was Sie vom Empfänger erwarten.

3. Seien Sie sich bewusst, dass Ihre Nachricht immer etwas Persönliches von Ihnen preisgibt, das darüber Aufschluss geben kann, wie Sie zu einer Sache/Person stehen.

4. Auch in einem Brief offenbaren Sie, wie Sie zum Leser / zur Leserin stehen und was Sie von ihm/ihr halten. Dies kann bewusst oder unbewusst wahrgenommen werden. Unternehmen Sie den Perspektivenwechsel und überprüfen Sie Ihre Texte in der Rolle des/der Lesenden daraufhin, was Sie über sich selbst preisgeben.

1.1.3 Die AIDA-Formel

AIDA ist ein Akronym und steht für »Attention« (Aufmerksamkeit), »Interest« (Interesse), »Desire« (Wunsch) und »Action« (Handlung). Die Formel wurde von dem amerikanischen Werbestrategen Elmo Lewis Ende des 19. Jahrhunderts entwickelt und eignet sich überwiegend zur Formulierung von Werbebriefen. Durch die Anwendung der vier Stufen auf einen Werbebrief wird Interesse für ein Produkt oder eine Dienstleistung geweckt und ein Kaufwunsch ausgelöst.

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Produkt-Details

• Erscheint lt. Verlag: 21.12.2020
• Reihe/Serie: Duden - Ratgeber
• Reihe/Serie: Duden - Ratgeber
• Reihe/Serie: Duden Ratgeber
• Verlagsort: Berlin
• Sprache: deutsch
• Themenwelt: Sachbuch/Ratgeber ► Beruf / Finanzen / Recht / Wirtschaft ► Briefe / Präsentation / Rhetorik
• Themenwelt: Schulbuch / Wörterbuch ► Lexikon / Chroniken
• Schlagworte: Brief • Briefvorlage • DIN • DIN 5008 • DIN-Norm • E-Mail • Geschäftsbrief • Geschäftskorrespondenz • Korrespondenz • Kurznachricht • Mail • Privatbrief • Privatkorrespondenz • Sekretariat • SMS
• ISBN-10: 3-411-91304-5 / 3411913045
• ISBN-13: 978-3-411-91304-6 / 9783411913046