Literaturverwaltung leicht gemacht

Überfluss an Information in der Medizin

Ob Medizinstudent, Doktorand oder Arzt: Wir werden täglich mit wissenschaftlichen oder berufspolitischen Artikeln konfrontiert, die für die nächste Klausur, Doktorarbeit oder Publikation und für die klinische Arbeit relevant sind.

Wer diese Informationsflut nicht systematisch ordnet, verliert schnell die interessantesten und wichtigsten Artikel aus dem Blick. Mit viel Glück findet man die neue Hypertonie-Studie noch mit geschickt gewählten Suchworten bei PubMed wieder oder bekommt sie von einem besser organisierten Kollegen per Mail zugeschickt, wenn man freundlich fragt (und ihm eine Tasse Kaffee in die Frühbesprechung mitbringt). Wenn man dagegen mitten im Schreibprozess der Doktorarbeit steckt und das von Hand erstellte Literaturverzeichnis zum dritten Mal umsortieren muss, weil in der Einleitung eine Quelle hinzugekommen ist, hilft auch keine Kollegenbestechung mehr. Ein Literaturverwaltungsprogramm muss her. Ein Muss für alle, die wissenschaftlich arbeiten und publizieren.

Besser organisiert mit einem Literaturverwaltungsprogramm

Was aber ist ein Literaturverwaltungsprogramm - und vor allem, was kann es leisten?

Ein Literaturverwaltungsprogramm - auch als Referenzmanager bezeichnet - ist ein Programm, das eine ganze Reihe von Funktionen bietet, um dem Nutzer die Organisation wissenschaftlicher Literatur und die Erstellung eigener Texte zu erleichtern. Bekannte Referenzmanager sind Endnote, RefWorks, Zotero und Citavi, um nur einige zu nennen.

Die Grundfunktionen eines jeden Literaturverwaltungsprogramms sind:

• Speicherung von Referenzen, Abstracts und ganzen Artikeln (Volltexten)
• Organisation der gespeicherten Einträge, beispielsweise Suche, Erstellung von Literaturverzeichnissen (Bibliographien) und Anlegen von persönlichen Notizen

Mit dem Siegeszug des Internets haben auch Literaturverwaltungsprogramme eine Evolution durchgemacht und machen den Nutzern auf verschiedene Arten das Leben leichter:

• Import von Referenzen, Abstracts und Volltexten direkt von einer Webseite oder aus einer Suchmaschine oder Datenbank
• Download von verschiedenen Zitierstilen (beispielsweise APA, Elsevier Harvard und andere), wenn diese nicht bereits vorinstalliert sind
• Möglichkeit der Kooperation mit Co-Autoren im selben Literaturverzeichnis

Welches Literatur­verwaltungs­programm ist das richtige für mich?

Wenn Sie sich dafür entschieden haben, ein Literaturverwaltungsprogramm zu nutzen, haben Sie nun eine ganze Reihe von Programmen zur Auswahl, die sich hinsichtlich ihres Funktionsumfanges alle etwas unterscheiden. Bevor Sie sich auf eines festlegen, sollten Sie sich ein paar Gedanken machen, da der spätere Wechsel auf ein neues Literaturverwaltungsprogramm zwar möglich ist, aber Nerven kostet, weil bereits angelegte Datensätze aus dem alten Programm ex- und ins neue importiert werden müssen. Da Sie Ihre Zeit sinnvoller verbringen können, als wochenlang die Features von Refworks, Zotero, Endnote und Citavi zu vergleichen, haben wir die wichtigsten Merkmale in der nachfolgenden Übersicht zusammengefasst. Vergleich zum Ausdrucken

Referenzen importieren und Bibliographien erstellen

Wie Sie in der Übersicht sehen, gibt es eine ganze Reihe von Möglichkeiten, Referenzen in ein Literaturverwaltungsprogramm einzufügen. Gemeinsam ist allen Programmen, dass Sie einen Datensatz auch von Hand anlegen können, also Titel, Autoren, Erscheinungsdatum, Seitenzahl und alle anderen bibliographischen Angaben selbst eingeben. Klar ist - diesen Aufwand möchte man soweit es geht vermeiden. Was sind die Alternativen? Fast alle Literaturverwaltungsprogramme erlauben auf die eine oder andere Art einen Import von Datensätzen direkt von einer Webseite oder aus einer Online-Datenbank (letzteres beispielsweise bei Endnote oder RefWorks).

Beispiel Zotero: Wenn Sie mit dem Browser eine Webseite öffnen, die das Online-Abstract eines Artikels auf den Seiten des entsprechenden Journals enthält, die Ergebnisliste einer PubMed- oder Google-Scholar-Suche oder auch ein einzelnes PubMed-Suchergebnis anzeigt, dann wird in der Regel direkt erkannt, dass hier die Referenz zu einem wissenschaftlichen Artikel in die Literaturdatenbank importiert werden soll und das Programm legt einen entsprechenden Datensatz an.

Wenn Sie einen Artikel nicht erst online suchen müssen, sondern ihn bereits als PDF auf Ihrer Festplatte gespeichert haben, können Sie die Datei auch einfach per Drag & Drop in das Literaturverwaltungsprogramm schieben. Dies funktioniert etwa bei den Referenzmanagern Zotero und Mendeley.

Zudem bieten die meisten Programme die Möglichkeit, Referenzen durch die Angabe einer Identifikationsnummer zu importieren: bei Büchern die ISBN, bei Artikeln den Digital Object Identifier (DOI) oder die PubMed-ID (PMID).

Letztendlich können sogar ganze Bibliographien importiert werden: Dies kann zum Beispiel nützlich sein, wenn man von einem Referenzmanager auf einen anderen wechselt. In diesem Fall kann eine Bibliographie in ein dafür vorgesehenes Dateiformat exportiert werden. Einen allgemeinen Standard hierfür gibt es leider nicht - die meisten Programme verstehen aber die Formate RIS, BibTeX oder eines von verschiedenen XML-Formaten. Wenn eine solche Datei mit dem einen Referenzmanager erstellt wurde, kann sie nun in ein anderes System importiert werden. Achtung: Nicht immer geht so ein Umzug verlustfrei vonstatten. Wenn die Struktur der Datensätze im neuen System von der im alten System abweicht, wechseln Referenzen auch mal den Typ (beispielsweise von Buchkapitel zu Buch oder einfach zu unbekannter Typ), oder aus einer Referenz werden zwei. Also, für einen Wechsel genug Zeit einplanen und die Referenzen hinterher besser noch einmal von Hand kontrollieren!

Die wichtigsten Funktionen eines Literaturverwaltungsprogramms sind:

1. Erstellung eines Literaturverzeichnisses und
2. Einfügen von Verweisen in ein Dokument.

Referenzen in einem Literaturverzeichnis können auf fast so viele Arten formatiert werden, wie es Journal-Guidelines und Promotionsordnungen gibt. Einige Stile haben aber weitere Verbreitung gefunden als andere - in der Medizin beispielsweise der Stil Springer Basic:. Kali A (2016) Reference management: A critical element of scientific writing. J Adv Pharm Technol Res 7:27-29. doi: 10.4103/2231-4040.169875 Der Stil definiert nicht nur, in welcher Form die Referenz im Literaturverzeichnis angegeben wird - also ob die Vornamen der Autoren mit einem Punkt oder ohne abgekürzt werden, ob das Erscheinungsjahr in Klammern steht und ob ein Teil der Referenz kursiv gesetzt wird (siehe auch unser Poster: Richtig zitieren in der Medizin. Zusätzlich hängt auch vom gewählten Stil ab, in welcher Form ein Artikel aus dem Literaturverzeichnis im Text referenziert wird. Im Springer-Stil geschieht dies entweder, indem eine in Klammern gesetzte Zahl eingefügt wird, die den Platz des Eintrags im Literaturverzeichnis nennt, oder indem Autor und Erscheinungsjahr in runde Klammern gesetzt werden.

Praktisch jedes Literaturverwaltungsprogramm hält die am häufigsten verwendeten Stile bereits vor. Oft gibt es darüber hinaus eine große Anzahl von Stilen zur Ergänzung, die heruntergeladen werden können. Auch eigene Stile lassen sich definieren: Hierzu verwenden Mendeley und Zotero das freie Format CSL, so dass selbst definierte Stile zwischen diesen beiden Programmen ausgetauscht werden können. Kommerzielle Programme wie Citavi, Endnote und RefWorks verwenden proprietäre Formate, die nicht mit anderen Programmen kompatibel sind.

Immer auf dem neuesten Stand: Online-Synchronisation und -Kollaboration

In der grauen Vorzeit der computergestützten Literaturverwaltung hat man einen Referenzmanager auf seinem Rechner installiert und konnte dort seine Referenzen speichern, sortieren und ein Literaturverzeichnis anlegen. Wer mit mehreren Kollegen an einem Artikel arbeiten oder nach Feierabend die Arbeit am Heimcomputer fortsetzen wollte, hatte Pech gehabt: Daten mussten noch mühsam per Hand abgeglichen oder mit einer Diskette hin und her kopiert werden.

Nicht so heute: Fast jeder Referenzmanager bietet mittlerweile die Möglichkeit, Daten per Internet zu synchronisieren. Das bedeutet, dass Sie sich als Nutzer eines Referenzmanagers ein Konto anlegen, unter dem Ihre Referenzen auf den Servern des Referenzmanagers gespeichert werden. Auf diese Art und Weise können Sie die Datensätze auf dem heimischen Computer leicht aktualisieren, nachdem Sie tagsüber am Arbeitsplatz Änderungen vorgenommen haben. Bei den meisten Referenzmanager können Sie auch per Web-Interface auf Ihre Literatursammlung zugreifen: Sie loggen sich auf der Webseite des Anbieters in Ihr Konto ein und können Ihre Referenzen im Browser verwalten. Meist zwar weniger komfortabel als mit dem eigentlichen Programm, aber dann praktisch, wenn Sie am Computer eines Kollegen kurz etwas nachschauen wollen.

Ähnlich wie die Online-Synchronisation funktioniert die Online-Kollaboration, also die Zusammenarbeit mit mehreren Personen am gleichen Projekt. Hierbei wird im Prinzip nicht nur die Literatursammlung eines Benutzers online synchronisiert, sondern die aller Beteiligten. Da Sie wahrscheinlich nicht Ihre komplette Literatursammlung mit anderen teilen wollen, sondern nur die Literatur für ein bestimmtes Projekt, bezieht sich diese Synchronisation nur auf den jeweiligen Ordner. Zudem können Sie bei den meisten Systemen bestimmen, ob die Kollegen nur Lese- oder auch Schreibzugriff haben sollen. Online-Kollaboration funktioniert natürlich nur dann, wenn alle Beteiligten das gleiche Literaturverwaltungsprogramm verwenden. Die Möglichkeit, auf die gespeicherten Referenzen per Web-Interface zuzugreifen, ermöglicht es jedoch auch Nutzern anderer Programme die Zusammenarbeit. Voraussetzung ist die Online-Registrierung beim Anbieter des Referenzmanagers, in dessen Cloud die online geteilte Literatursammlung gespeichert ist.

Falls Sie mit vertraulichen Quellen arbeiten, sollten Sie bei der Online-Synchronisation und -Kollaboration allerdings beachten, dass Ihre Daten dann auf fremden Servern liegen und Sie nicht mehr wirklich kontrollieren können, wer darauf Zugriff hat.

Wie organisiere und verwalte ich meine Literatur mit Zotero? Wir stellen Ihnen den Open-Source-Referenzmanager ausführlich vor.

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